Un elemento clave de la digitalización es seleccionar el software adecuado. El software adecuado sustenta el éxito de la digitalización en múltiples niveles, como la mejora del compromiso, la facilitación de la comunicación y el aumento de la eficiencia. De hecho, el software adecuado puede ser esencial no solo para el éxito de los proyectos individuales, sino también para alcanzar los objetivos empresariales digitales clave.

Pero, para centrarnos, consideremos únicamente el impacto en los proyectos. El software puede utilizarse durante diez años o más y servir de base a los procesos empresariales básicos, lo que supone un coste total de propiedad (TCO) sustancial. Por extensión, el tiempo dedicado a elegir el producto adecuado puede tener un enorme retorno de la inversión y efectos positivos a largo plazo.

Pero, mientras que la compra de productos duraderos es más sencilla debido al alcance y profundidad de uso esperados, el software puede tener consideraciones adicionales que complican el proceso de compra; sólo un par a tener en cuenta son las diferentes necesidades interdepartamentales y los requisitos cambiantes a lo largo del tiempo. Para abordar estas y otras necesidades y, al mismo tiempo, obtener el máximo rendimiento de la inversión, lo que se necesita es un proceso de evaluación de software bien definido combinado con las mejores prácticas para documentar los resultados.

Pasos a tener en cuenta

Identificar los retos

El primer paso consiste en identificar los retos que plantea la selección de software. He aquí algunos de los más típicos:

Entender los costes

El mercado del software es amplio y las necesidades de cada organización son diferentes. La competencia entre servicios y necesidades puede dificultar la comprensión de los costes a lo largo del proceso de evaluación del software.

Centrarse en el nivel equivocado

Si bien es cierto que es posible que utilice software empresarial durante más de una década, eso no significa que deba sopesar las consideraciones estratégicas a largo plazo por encima de la resolución de los problemas actuales. El problema con la palabra "estratégico" es que, con demasiada frecuencia, es un término que engloba objetivos difusos a 5 o 10 años vista que impedirán a su equipo de selección de software realizar los análisis detallados que son necesarios ahora.

Cuestiones interservicios

Llevar a cabo el proceso de evaluación de software a nivel organizativo en lugar de individual puede dar lugar a problemas políticos interdepartamentales. Algunos factores que suelen complicar la toma de decisiones son las preferencias personales de los jefes de proyecto u otras partes interesadas influyentes, los proveedores de software heredados o los integradores de sistemas y, por supuesto, las limitaciones de tiempo o presupuesto en el propio proceso de selección.

Elija el equipo adecuado para evaluar el software

Una vez que entienda los retos de la selección de software que son exclusivos de su organización, el siguiente paso es seleccionar el equipo adecuado para mitigar esos retos y evaluar el software. Una sola parte interesada no será suficiente; el comité de selección debe incluir representantes de diferentes grupos de usuarios y de TI. Además, recomendamos un participante neutral imparcial -un patrocinador de alto nivel o un consultor externo- que pueda abordar las necesidades contradictorias de los usuarios finales y los grupos de TI y encontrar el equilibrio adecuado entre ellos.

Definición de objetivos y estrategia

Al inicio del proceso de selección, el equipo del proyecto debe definir la estrategia y los objetivos del programa informático. Lo más importante es determinar los criterios de selección clave, el planteamiento para la recopilación y evaluación de datos, las funciones y responsabilidades de las partes interesadas y, por último, el calendario y el presupuesto. Debe quedar claro para todo el comité cómo se medirá el éxito o el fracaso tanto a nivel técnico como empresarial, y deben esbozarse especificaciones para ambos.

Análisis de las necesidades

El siguiente paso es identificar los requisitos del software. Una de las ventajas de abrir este proceso a todo el comité de selección es que es una forma excelente de implicar a los actores clave y generar aceptación para la adopción del software final. Una lista de criterios puede incluir la arquitectura, las fuentes de datos, la administración, la entrega de información, la interfaz de usuario, el desarrollo de informes, el rendimiento, el contenido definido por el usuario, el análisis y la planificación, las integraciones disponibles, el coste y la asistencia técnica o al cliente.

Dando un paso más, los responsables del comité de selección pueden acceder a los criterios de cada departamento de forma holística y llegar a una clave maestra para ponderar cada elemento. Esto conducirá al desarrollo de características "imprescindibles" y "deseables" que, en última instancia, podrán ser aprobadas por todo el equipo. Por supuesto, a medida que el proceso de selección de software continúe, es probable que los criterios cambien. Siempre que los criterios cambien antes y no después de que haya comenzado la implantación, es aceptable que se produzca algún cambio si representa una mayor comprensión del problema empresarial y de la solución de software.

Evaluación de software

El proceso de evaluación de software suele constar de tres pasos: primero, un examen general del mercado para identificar posibles proveedores; segundo, una preselección de 3-5 productos basada en criterios y requisitos coincidentes; y, por último, una prueba de aplicación del producto elegido. Dependiendo del nivel de complejidad del software y del tamaño del equipo de evaluación del software, predecimos que cada paso duplicará como mínimo el tiempo de la prueba anterior. Así, para un software menos complejo, la selección del mercado puede llevar una semana, el proceso de preselección, 2 semanas, y la ejecución de la prueba, un mes entero.

Análisis de mercado

Una vez definidos los objetivos del proyecto e identificados y ponderados los requisitos, puede empezar la evaluación real del producto. La mayoría de los mercados de software son complejos, con varios centenares de proveedores y cada uno de ellos innovando constantemente para mejorar su producto. Por término medio, cada proveedor tiene entre 2 y 3 productos en su cartera dirigidos a diferentes tipos de empresas, diferentes casos de uso, diferentes zonas geográficas o todo lo anterior, por no mencionar las variadas estructuras de precios.

La primera fase de la evaluación del software implicará probablemente una mezcla de investigación digital, búsqueda de recursos guardados y búsqueda de buenos candidatos entre colegas. El cribado del mercado puede ser más descentralizado, con cada miembro del equipo de selección de software elaborando candidatos por sí mismo o, mejor aún, solicitando una lista a su propio equipo.

Lista reducida

A continuación, el comité de selección puede empezar a evaluar qué productos de software deben preseleccionarse. Los miembros del comité de selección y sus respectivos departamentos pueden sopesar los candidatos de software en función de toda la lista de requisitos o, si se dispone de poco tiempo, pueden sopesar los productos según los criterios más relevantes para ellos. En cualquier caso, todo el proyecto debe saber en qué medida el comité ponderará individualmente cada criterio. Una vez que el comité haya dado su opinión, el director del proyecto puede reducir las opciones a tres o cinco.

Aplicación

El último paso, por supuesto, es evaluar a los contendientes finales y probarlos en una prueba de concepto con todos los criterios esenciales. Si el nivel de complejidad del producto es bajo, puede que sea posible realizar una prueba de dos o tres productos. Si el producto es más complejo y requiere un desarrollo a medida, puede que sólo sea posible probar la implementación de un producto. En cualquier caso, cada departamento que interactúe con el producto será responsable de documentar los resultados, que formarán parte de un proceso de examen final para determinar si el producto satisface las necesidades actuales de la organización y tiene potencial para crecer con ella en el futuro.

La selección de software es un proceso difícil pero que merece la pena para cualquier organización en proceso de transformación digital. Para la mayoría de las empresas, el software es la forma más fácil y asequible de comenzar la digitalización y este proceso puede repetirse infinitamente para el software que sólo puede afectar a un departamento hasta el software que abarca toda la empresa. A medida que las empresas crecen, también lo hacen el presupuesto, las apuestas y el tamaño del propio comité de selección, pero es de esperar que para entonces la organización tenga experiencia en la selección de software que satisfaga sus necesidades.