Reuniones tan eficaces como las de Elon Musk

Kloeckner es una organización bastante esbelta, incluso con más de 2.300 empleados. Nuestra escasez no nos permite ser ineficaces con los numerosos proyectos que se llevan a cabo a diario. Por lo tanto, necesitamos que las reuniones sean lo más eficaces posible. Se calcula que las reuniones improductivas cuestan a las empresas estadounidenses 37.000 millones de dólares al año, ya que distraen la energía de todos y hacen perder un tiempo valioso a los trabajadores, disipan la iniciativa y reducen la productividad.

En nuestro entorno, estamos aprendiendo que es beneficioso aprender constantemente las mejores prácticas. Hoy compartimos el enfoque de uno de los empresarios, inversores e ingenieros tecnológicos más conocidos, Elon Musk, sobre cómo dirigir una reunión. Puede que no siempre estemos de acuerdo con toda su filosofía, pero sin duda ofrece algunas ideas útiles. Si no conoce a Elon, aquí tiene un resumen de su carrera:

• Fundador, consejero delegado y diseñador jefe de SpaceX
• CEO, Arquitecto de Producto de Tesla, Inc.
• Cofundador de Neuralink
• Fundador de The Boring Company
• Cofundador de Zip2
• Fundador de X.com (ahora PayPal)
• Cofundador de OpenAI

El feroz estilo personal de Elon ha elevado la práctica de las reuniones eficaces a la categoría de ciencia siguiendo estas prácticas clave:

¡Prepárense, prepárense, prepárense!

Dilo tres veces rápido. Puede que sea una obviedad, pero se sorprendería. No tiene sentido programar reuniones hasta que cada participante tenga su contribución bien documentada más allá de toda duda. La preparación proactiva debería ser la base de toda reunión cara a cara, en lugar de limitarse a cumplir un programa rutinario de reuniones preestablecido. La fuerza de la personalidad de Elon Musk hace que sea muy difícil para un empleado que no esté preparado responder a un seguimiento. Debes sentir que cada persona ha contribuido a la reunión y que se han dado pasos adelante para completar la iniciativa en cuestión.

Ir a lo básico

Elon Musk es famoso por articular un modelo de "Primeros Principios". - Es su creencia fundamental y se menciona en muchas de sus entrevistas. En una entrevista con Innormind explica: "Es importante razonar con primeros principios en lugar de con analogías. Normalmente conducimos nuestras vidas razonando por analogía. Lo hacemos porque es como algo que se ha hecho o como algo que hace otra persona. El primer principio reduce las cosas a verdades fundamentales, así que digo "qué sabemos que es verdad" y razono a partir de ahí. Eso requiere mucha más energía mental.

Este término se refiere a su confianza en las verdades y los hechos básicos más que en las comparaciones con lo que ya se ha hecho. Cuando Musk celebra reuniones, espera que su equipo descomponga un tema en hechos moleculares y los presente de forma coherente. Confía en que su equipo no sólo piense con originalidad, sino que deconstruya y analice todo el proceso de creación de la caja.

No perder de vista la visión a largo plazo

El camino hacia el éxito puede estar plagado de obstáculos e incluso fracasos, y los miembros del equipo pueden desanimarse si no se sienten vinculados a una visión del éxito final. SpaceX, la empresa de Musk, tuvo tres lanzamientos fallidos de su cohete Falcon 1, y el equipo se sintió profundamente desanimado. La respuesta de Musk fue la siguiente: "Por mi parte, nunca me rendiré, y quiero decir nunca". Su clara determinación ayudó a renovar la concentración del equipo en la búsqueda de soluciones. Un empleado de SpaceX comentó el poder de la declaración de Musk: "Creo que la mayoría de nosotros le habríamos seguido hasta las puertas del infierno llevando aceite bronceador después de aquello. Fue la demostración de liderazgo más impresionante que he presenciado jamás". En unos instantes, la energía del edificio pasó de la desesperación y la derrota a un enorme zumbido de determinación cuando la gente empezó a centrarse en avanzar en lugar de mirar atrás".

Si eres tú quien dirige la reunión o un participante, debes mantener una actitud optimista durante todo el proceso.

Sólo se obtiene lo que se invierte

"No importa lo duro que trabajes, otra persona está trabajando más duro". Esta es una expresión de SpaceX que se compartía en las reuniones para mantener a todo el mundo en movimiento. Y un empleado de Tesla comenta: "Si crees que una tarea debería llevar un año, Elon la quiere hecha en una semana". Puede que el intenso nivel de expectativas de Musk no resulte cómodo, pero todos sus empleados saben que él modela la misma dedicación que exige a su personal.

Niveles e intensidades de energía

Sin embargo, muchos directivos reconocen que el estilo intenso e impulsivo de Musk a la hora de dirigir reuniones no es necesariamente uno que quieran igualar. Si bien es posible que puedas mejorar la eficacia de tus reuniones adoptando una u otra de las técnicas de Musk, puede que intentar copiar todo su enfoque tenga un resultado negativo. Elige tu propio estilo de gestión y tu nivel de energía, pero asegúrate de que tus compañeros lo imiten, aunque no sea al 100%.

Hacer que sus reuniones generen productividad

Tipificando su exigente estilo de liderazgo, Musk comentó una vez que "Las reuniones son lo que pasa cuando la gente no trabaja". Está claro que sus intensas exigencias de que los trabajadores dediquen el tiempo necesario a la preparación representan sus esfuerzos por maximizar la eficacia de las reuniones que no puede evitar.

CBS MoneyWatch informa de que "el 73% de los profesionales admite haber realizado tareas no relacionadas con su trabajo en las reuniones y el 39% incluso se ha quedado dormido en ellas." ¡Caramba! Con estadísticas así es fácil entender las intensas exigencias de Elon a sus empleados.